Wir digitalisieren Ihre Posteingangs-verarbeitung!

Sie müssen nicht mehr Briefe öffnen, validieren und verteilen! Sie bleiben flexibel, sparen Zeit, Kosten und CO2.

Verarbeitung eingehender Post – analog und digital

Für Organisationen mit hohem Briefvolumen: Unser Service für Input Management reduziert manuelle Abläufe, beschleunigt Prozesse und schafft Transparenz. Wir scannen und klassifizieren Ihre eingehende Post, extrahieren die Informationen und überführen sie direkt ins Fachsystem – schnell, sicher, papierlos.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

Zeit- und Kostenaufwand spürbar senken
ISO/IEC 27001-zertifizierte Sicherheit
Integrierbar in bestehende Systeme
Vollautomatisierte Verarbeitung
KI-gestützte Dokumentenerkennung

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Wie professionelles Input-Management funktioniert

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Scanvorbereitung

Entnahme der physischen Sendungen, Glätten, Sortierung nach Positiv-/Negativlisten

Extrahierung, Validierung und Attribuierung

nach vorher vereinbarten Kriterien bzw. Schlagworten

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Dokumentenlogistik

Export in CRM/ERP System oder in einem abgestimmten Datenformat auf dem Austauschlaufwerk

So geht effiziente Prozessoptimierung in der Postverarbeitung.

Wir erfassen, extrahieren und verarbeiten alle eingehenden Informationen und stellen sie digital in Ihren Systemen bereit. Für einen durch und durch optimierten Workflow.

Egal, ob E-Mails, Onlineformulare, Briefe, Postkarten, Faxe oder Social-Media-Nachrichten – wir scannen und verarbeiten Ihre gesamte eintreffende Post mit modernsten Technologien und leiten sie aufbereitet an die zuständigen Adressaten weiter.

Ihre Posteingangsverarbeitung wird dadurch nicht nur schneller, sondern auch präziser und nachvollziehbarer. Mithilfe von KI liefern wir auch Vorschläge für die Weiterverarbeitung, bzw. Beantwortung.

Schnelle Reaktionszeiten erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Unsere Referenzen

"In der Zusammenarbeit mit der FP Digital Business Solutions GmbH entstehen immer wieder neue, bessere Lösungen, die das ganze Konstrukt fortwährend optimieren. Das ist ein großer Mehrwert."

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Christian TietzGruppenleiter Abrechnung und IT im Kundenmanagement - Berliner Stadtreinigung

"Für uns bedeutet die Zusammenarbeit mit der FP Digital Business Solutions GmbH ein ganz großes Effizienzplus. Eingehende Dokumente und Informationen erreichen uns bereits in elektronischer Form und lassen sich ohne Medienbruch weiterverarbeiten."

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Janina LenzTeam Lead Customer Care, Flightright

Kürzere Bearbeitungszeiten für mehr Kundenzufriedenheit bei weniger Verwaltungsaufwand:

Sie können sich ruhig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, wir erledigen den Rest.

Kanalübergreifender, zentraler Posteingang für Briefe, E-Mails, Fax, Apps, Online-Formulare, Messenger Dienste etc.
Scan und Texterkennung, Speech-to-text-Analyse, Datenverarbeitung, Datenübertragung, Archivierung
Scanvorgang bei uns, in den Digitalisierungshubs unserer Kollegen innerhalb des FP-Netzwerks oder direkt bei unseren Kunden
Vereinfachtes Poststellenmanagement für Unternehmen und öffentliche Institutionen
Kostensenkung und Qualitätssicherung
Effizienzsteigerung durch Optimierung interner Kommunikationsprozesse
Schutz vor Dokumentenverlust durch zentrale, sichere Verwaltung und jederzeit übersichtliche Einsicht
Fehlerminimierung durch Prüfmechanismen (z. B. Plausibilitätsprüfung oder Datenbankabgleich)

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Schneller auf allen Kanälen

Wir importieren sämtliche Informationen und Dokumente über alle Kanäle nach dem sogenannten Omni-Channel-Ansatz, verarbeiten die unterschiedlichsten Datei- und Dokumentenformate und liefern Vorergebnisse oder bereits vollständige Buchungen, je nach dem, was gewünscht ist.

Wir bedienen also die gesamte Bandbreite der Informationsverarbeitungs-Anforderungen:

Massenhaftes Scannen
Spracherkennung und Umwandlung (Speech-to-Text)
OCR-Texterkennung
Datenanalysen und -verarbeitung
Datenübertragung (in CMS-, CRM-, ECM- oder ERP Systeme)
Archivierung von Nachrichten

Wir integrieren unsere IT-Lösungen in Ihre vorhandene Struktur, ohne tiefgreifende Veränderungen, aber mit deutlicher Arbeitserleichterung durch verbesserte Prozesse.

Wir können uns auf Wunsch auch direkt in Ihr System einklinken und selbstständig Prozesse anstoßen. Ein Beispiel ist die sogenannte Dunkelbuchung: Wir digitalisieren Rechnungen, extrahieren die benötigten Daten, erledigen die erforderlichen buchhalterischen Buchungen und übermitteln dann nur noch die für Sie relevanten Ergebnisse.

Sämtliche Dokumente, Mails oder Nachrichten werden automatisiert bearbeitet und bei kniffeligen Fällen, zum Beispiel Inkonsistenzen oder Fehlern, greifen unsere erfahrenen menschlichen Experten ein.

Digitale Büroorganisation in sieben Schritten

1. Verzicht auf Druck:

Stellen Sie sicher, dass Drucker nicht standardmäßig verwendet werden und die Nutzung von Bildschirmen zur Dokumentenanzeige gefördert wird, um das Drucken auf ein Minimum zu reduzieren und eine bewusste Nutzung zu unterstützen.

2. Digitalisierung von Dokumenten:

Scannen Sie vorhandene Papierdokumente ein und speichern Sie sie als digitale Dateien. Verwenden Sie Texterkennungssoftware (OCR), um gescannte Dokumente durchsuchbar und editierbar zu machen.

3. Digitale Kommunikation:

Setzen Sie E-Mails, Instant Messaging und Videokonferenzen für die Kommunikation ein, anstatt auf Papier basierende Mitteilungen.

4. Elektronische Unterschriften:

Verwenden Sie elektronische Unterschriftssoftware, um Dokumente rechtsgültig elektronisch zu unterzeichnen.

5. Elektronische Dokumentenverwaltung:

Nutzen Sie Dokumentenverwaltungssysteme oder Cloud-Speicherdienste, um digitale Dokumente sicher zu speichern und zu organisieren.

6. Automatisierung von Workflows:

Implementieren Sie Workflow-Automatisierungstools, um Routineaufgaben und Genehmigungsprozesse zu beschleunigen.

7. Nutzen Sie in der Übergangsphase hybride Lösungen:

Externe Dienstleister wandeln eingehende Papierpost in Daten um (Input Management) oder digitale Entwürfe in Briefe - und sie übernehmen auch den Versand (Output Management).

Unverzichtbar sind dabei Dokumentenmanagementsysteme (DMS), cloudbasierte Speicher- und Archivierungslösungen, elektronische Unterschriften und spezialisierte Software für die Postverarbeitung (Input- und Output-Management) – hierbei sollten Sie sich von Profis beraten lassen.

Sämtliche Kommunikationsformate liegen nach der Umstellung digital vor und können auf verschiedenen Geräten verwaltet werden – sei es ein Desktop-Rechner, ein Laptop, ein Tablet, ein Firmenhandy oder ein speziell für Ihr Business hergestelltes Gerät mit Scanner oder Sensoren. Durch die papierfreie Kommunikation können Sie Dokumente blitzschnell teilen und gemeinsam bearbeiten, egal wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Nach Jahren des organischen EDV-Wildwuchses ist es dann für Viele eine angenehme Überraschung, wie gut sich die neuen Arbeitsprozesse anfühlen.

DMS
Input- und Output-Management (Postverarbeitung)
Cloudbasierte Speicher- und Archivierungslösungen
Digitale Signaturen