Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise und Geltungsbereich

Die FP Document Services GmbH („FP Docs“, „wir“, „uns“) nimmt den Schutz personenbezogener Daten ernst. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit unserem Online-Angebot, der Kontaktaufnahme, der Kunden- und Interessentenkommunikation sowie den in dieser Erklärung beschriebenen digitalen Diensten verarbeiten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Online-Angebot der FP Docs und die dort angebundenen Kommunikations-, Kontakt-, Marketing- und Servicedienste.

Soweit FP Docs im Rahmen von Dokumenten-, Input-, Output-, Druck-, Kuvertier-, Digitalisierungs-, Versand- oder vergleichbaren Services personenbezogene Daten im Auftrag ihrer Kunden verarbeitet, erfolgt diese Verarbeitung regelmäßig als Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen ist in erster Linie der jeweilige Auftraggeber Verantwortlicher für die Verarbeitung und für die Information der betroffenen Personen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt solche Auftragsverarbeitungen nur, soweit FP Docs eigene Zwecke verfolgt oder gesetzlich zur Information verpflichtet ist.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

FP Document Services GmbH

Barbara-McClintock-Straße 11
12489 Berlin
Deutschland

Telefon: +49 30 364440-0
E-Mail: info[at]fp-docs.com

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter der FP Document Services GmbH
Barbara-McClintock-Straße 11
12489 Berlin

E-Mail: datenschutz[at]fp-docs.com

Grundsätze, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, insbesondere für nicht erforderliche Cookies, vergleichbare Technologien, Webanalyse, Marketingtracking oder Newsletter.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir gesetzliche Pflichten erfüllen müssen, etwa handels-, steuer-, buchhaltungs- oder aufsichtsrechtliche Pflichten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen Dritter erforderlich ist und nicht Ihre Interessen oder Grundrechte überwiegen. Berechtigte Interessen sind insbesondere IT-Sicherheit, Betrieb und Optimierung unseres Online-Angebots, Abwehr von Missbrauch, Bearbeitung von Anfragen, Direktwerbung im gesetzlich zulässigen Rahmen, Kunden- und Interessentenverwaltung sowie konzerninterne Administration.
§ 25 Abs. 1 TDDDG, soweit Informationen in Ihrer Endeinrichtung gespeichert oder ausgelesen werden und hierfür eine Einwilligung erforderlich ist.
§ 25 Abs. 2 TDDDG, soweit Speicherung oder Zugriff technisch unbedingt erforderlich ist, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen oder die Übertragung einer Nachricht zu ermöglichen.
Stammdaten und Kontaktdaten, etwa Name, geschäftliche Anschrift, Unternehmen, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
Kommunikationsdaten, etwa Inhalte von Anfragen, Nachrichten, Gesprächsnotizen und Rückmeldungen;
Vertrags-, Kunden- und Abrechnungsdaten, soweit Sie oder Ihr Unternehmen Leistungen der FP Docs beziehen oder anfragen;
Nutzungs- und technische Daten, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen, Cookie-IDs und vergleichbare Kennungen;
Marketing- und Präferenzdaten, etwa Newsletter-Anmeldung, Einwilligungsstatus, Interessen an Produkten oder Dienstleistungen und Interaktionen mit E-Mails oder Webseiten;
Umfragedaten und Feedback, soweit Sie an Umfragen teilnehmen.
verbundene Unternehmen der Francotyp-Postalia-Gruppe, soweit dies zur Bearbeitung von Anfragen, Vertragsdurchführung, zentralen Konzernfunktionen, IT-Betrieb, Vertrieb, Marketing, Rechnungswesen, Compliance oder Kundenbetreuung erforderlich ist;
IT-, Hosting-, Software-, Kommunikations-, Analyse-, Marketing-, Webinar-, Umfrage- und sonstige Dienstleister, die regelmäßig auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO tätig werden;
Berater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Versicherer, Banken und sonstige professionelle Dienstleister, soweit dies für Geschäftsprozesse, Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist;
Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder die Übermittlung zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist;
Kunden, Geschäftspartner oder Kommunikationspartner, soweit dies für die Bearbeitung eines Vorgangs, die Vertragsdurchführung oder die von Ihnen gewünschte Kommunikation erforderlich ist.
Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO);
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO);
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
Recht auf Unterrichtung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung gegenüber Empfängern (Art. 19 DSGVO);
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO);
Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung nach Art. 22 DSGVO unterworfen zu werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen; und
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Nutzung unseres Online-Angebots und unserer Kommunikationskanäle verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

Stammdaten und Kontaktdaten, etwa Name, geschäftliche Anschrift, Unternehmen, Funktion, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
Kommunikationsdaten, etwa Inhalte von Anfragen, Nachrichten, Gesprächsnotizen und Rückmeldungen;
Vertrags-, Kunden- und Abrechnungsdaten, soweit Sie oder Ihr Unternehmen Leistungen der FP Docs beziehen oder anfragen;
Nutzungs- und technische Daten, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen, Cookie-IDs und vergleichbare Kennungen;
Marketing- und Präferenzdaten, etwa Newsletter-Anmeldung, Einwilligungsstatus, Interessen an Produkten oder Dienstleistungen und Interaktionen mit E-Mails oder Webseiten;
Umfragedaten und Feedback, soweit Sie an Umfragen teilnehmen.

Empfänger und konzerninterne Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden innerhalb der FP Docs nur den Stellen zugänglich gemacht, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können Daten an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden:

verbundene Unternehmen der Francotyp-Postalia-Gruppe, soweit dies zur Bearbeitung von Anfragen, Vertragsdurchführung, zentralen Konzernfunktionen, IT-Betrieb, Vertrieb, Marketing, Rechnungswesen, Compliance oder Kundenbetreuung erforderlich ist;
IT-, Hosting-, Software-, Kommunikations-, Analyse-, Marketing-, Webinar-, Umfrage- und sonstige Dienstleister, die regelmäßig auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO tätig werden;
Berater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Versicherer, Banken und sonstige professionelle Dienstleister, soweit dies für Geschäftsprozesse, Rechtsverfolgung oder Rechtsverteidigung erforderlich ist;
Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen, soweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder die Übermittlung zur Wahrung unserer Rechte erforderlich ist;
Kunden, Geschäftspartner oder Kommunikationspartner, soweit dies für die Bearbeitung eines Vorgangs, die Vertragsdurchführung oder die von Ihnen gewünschte Kommunikation erforderlich ist.

Eine Weitergabe zu eigenständigen Werbezwecken Dritter erfolgt nicht, sofern nicht ausdrücklich hierauf hingewiesen wird oder eine gesonderte Einwilligung vorliegt.

Drittlandübermittlungen

Wir setzen teilweise Dienstleister ein, die personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten können, insbesondere in den USA. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, der Empfänger unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist oder EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen wurden und erforderlichenfalls zusätzliche Schutzmaßnahmen bestehen.

Soweit wir in dieser Datenschutzerklärung einzelne Anbieter nennen, beschreiben wir die hierfür maßgeblichen Übermittlungsmechanismen nach unserem aktuellen Kenntnisstand. Da Zertifizierungen, Subdienstleister und Datenflüsse sich ändern können, prüfen wir die einschlägigen Datenschutzunterlagen der Anbieter regelmäßig im Rahmen des Dienstleistermanagements.

Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Geschäfts- und Handelsbriefe sowie steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen werden in der Regel für sechs oder zehn Jahre gespeichert. Daten zu Einwilligungen speichern wir so lange, wie dies zum Nachweis der Einwilligung und ihrer Rechtmäßigkeit erforderlich ist. Technische Logdaten werden grundsätzlich nur kurzfristig gespeichert, soweit keine längere Speicherung zur IT-Sicherheit, Fehleranalyse oder Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbarer erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch FP Docs nicht statt. Im Rahmen von Analyse- und Marketingdiensten können pseudonyme Nutzungsprofile gebildet werden, soweit Sie hierfür eine Einwilligung erteilt haben oder eine sonstige Rechtsgrundlage besteht. Einzelheiten ergeben sich aus den nachfolgenden Abschnitten.

Bereitstellung der Website, Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet der eingesetzte Webserver automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, abgerufene URL, Referrer-URL, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Browsertyp, Browserversion, Betriebssystem und anfragender Provider gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu erkennen und Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unseres Online-Angebots. Soweit technisch erforderliche Zugriffe auf Informationen Ihrer Endeinrichtung erfolgen, stützen wir diese auf § 25 Abs. 2 TDDDG.

Hosting-Dienstleister: Cloudflare Germany GmbH, Rosenheimer Straße 143C – 8. Stock, 81671 München, Deutschland. Mit dem Dienstleister besteht, soweit erforderlich, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Server-Logfiles werden grundsätzlich nach [z.B. 7 bis 30 Tagen] gelöscht, sofern keine längere Speicherung im Einzelfall zur IT-Sicherheit, Fehleranalyse oder Rechtsverfolgung erforderlich ist.

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie insbesondere an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Browserzeile. Bei unverschlüsselter Kommunikation per E-Mail kann ein vollständiger Schutz der übertragenen Inhalte nicht gewährleistet werden.

Cookies, vergleichbare Technologien und Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, etwa Pixel, Tags oder lokale Speichertechnologien. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Vergleichbare Technologien können Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen.

Technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien setzen wir ein, um den von Ihnen gewünschten Dienst bereitzustellen, Grundfunktionen der Website zu ermöglichen, Einwilligungen zu speichern, Sicherheitsfunktionen umzusetzen oder Formulare bereitzustellen. Rechtsgrundlage für Speicherung oder Zugriff auf Ihrem Endgerät ist § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit sie für Betrieb, Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website erforderlich ist.

Nicht erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere für Webanalyse, Reichweitenmessung, Marketing, Retargeting oder externe Medien, setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG für Speicherung und Zugriff auf Ihrem Endgerät sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen der Website widerrufen.

Die konkreten Cookie-Namen, Anbieter, Zwecke und Speicherdauern werden im Consent-Management-System ausgewiesen und sind dort jederzeit abrufbar. Bitte stellen Sie sicher, dass das Consent-Management-System vor Veröffentlichung vollständig mit dem tatsächlichen Tool-Setup synchronisiert ist.

Kontaktaufnahme, Kontaktformular und Angebotsanfragen

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder auf sonstigem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und etwaiger Anschlussfragen. Je nach Formular können hierzu insbesondere Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion, Anschrift, Kundennummer, Anliegen, Nachrichtentext und sonstige freiwillige Angaben gehören.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. In sonstigen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung der Anfrage und der Geschäfts- und Kundenkommunikation. Soweit in Einzelfällen ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.

Newsletter und elektronische Marketingkommunikation

Wenn Sie einen Newsletter oder vergleichbare elektronische Informationen abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, weitere freiwillige Angaben wie Name, Unternehmen, Funktion oder Interessen. Für die Anmeldung verwenden wir grundsätzlich ein Double-Opt-in-Verfahren. Dabei protokollieren wir insbesondere Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt, IP-Adresse und Einwilligungstext, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage für den Versand einwilligungspflichtiger Newsletter ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder über die angegebenen Kontaktwege widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Soweit wir im gesetzlich zulässigen Rahmen Bestandskundenwerbung versenden, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen.

Für Versand, Auswertung und Verwaltung von Marketingkommunikation können die in dieser Datenschutzerklärung genannten Marketing- und CRM-Dienstleister, insbesondere HubSpot, eingesetzt werden.

HubSpot

Wir nutzen HubSpot für Marketing-, Vertriebs-, CRM- und Kommunikationsprozesse, insbesondere für Kontaktformulare, Landing Pages, E-Mail-Marketing, Kontaktverwaltung, Kampagnenmanagement, Reporting und die Verwaltung von Interessenten- und Kundenkommunikation. Anbieter ist HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141, USA; für europäische Kunden tritt nach den jeweils geltenden Vertragsunterlagen regelmäßig HubSpot Ireland Limited bzw. eine europäische HubSpot-Gesellschaft als Vertragspartner oder Niederlassung auf. Bitte die konkrete Vertragseinheit vor Veröffentlichung anhand der HubSpot-Vertragsunterlagen verifizieren.

Über HubSpot können insbesondere Kontakt- und Stammdaten, Kommunikationsdaten, Unternehmensdaten, Formularangaben, Interaktionen mit E-Mails, Seitenaufrufe, Cookie-IDs und Marketingpräferenzen verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt je nach Nutzung zur Bearbeitung von Anfragen, Verwaltung von Kontakten, Durchführung von Marketingmaßnahmen, Versand von Newslettern und Auswertung der Wirksamkeit unserer Kommunikation.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für einwilligungspflichtige Marketingkommunikation und Trackingfunktionen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für CRM-Verwaltung und B2B-Kommunikation im gesetzlich zulässigen Rahmen. Soweit HubSpot Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzt, erfolgt dies nur nach Maßgabe von § 25 TDDDG und der im Consent-Management erteilten Einwilligungen.

Empfänger der Daten können verbundene Unternehmen der Francotyp-Postalia-Gruppe sein, soweit dies für technische Administration, interne Verwaltungszwecke, die Bearbeitung von Kundenanliegen, die Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung, abgestimmte Vertriebsprozesse oder die Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlich ist. Eine werbliche Ansprache erfolgt nur, soweit hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage besteht; Widersprüche und Widerrufe werden berücksichtigt.

Mit HubSpot besteht, soweit HubSpot als Auftragsverarbeiter tätig wird, ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Drittlandübermittlungen, insbesondere in die USA, erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und/oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Microsoft 365, Microsoft Teams, Terminbuchung und E-Mail-Kommunikation

Wir nutzen Microsoft 365 für geschäftliche Kommunikation, E-Mail, Kalender, Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit, Terminbuchung und Online-Meetings. Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Im Rahmen der Nutzung können insbesondere Kontakt- und Kommunikationsdaten, Inhaltsdaten, Kalenderdaten, Metadaten, technische Daten, Diagnosedaten sowie Daten zur Terminvereinbarung verarbeitet werden.

Wenn Sie über eine Terminbuchungsfunktion, ein Kontaktformular oder eine Einladung einen Termin mit uns vereinbaren oder an einem Online-Meeting teilnehmen, verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Terminzeit, Kommunikationsinhalte, Meeting-Metadaten und ggf. Audio-/Videodaten. Eine Aufzeichnung von Online-Meetings erfolgt nur, wenn hierauf gesondert hingewiesen wird und eine Rechtsgrundlage besteht.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertrags- oder angebotsbezogene Kommunikation sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Geschäfts-, Kunden- und Interessentenkommunikation. Unser berechtigtes Interesse liegt in effizienter Kommunikation, Zusammenarbeit und Terminorganisation. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, etwa für freiwillige Aufzeichnungen oder bestimmte Marketingfunktionen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Mit Microsoft besteht, soweit Microsoft als Auftragsverarbeiter tätig wird, ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Drittlandübermittlungen, insbesondere in die USA, erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und/oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

Webinare und Online-Präsentationen mit GoTo Webinar

Wir können für Webinare und Online-Präsentationen den Dienst GoTo Webinar einsetzen. Anbieter ist GoTo Technologies Ireland Unlimited Company, The Reflector, 10 Hanover Quay, Dublin 2, D02R573, Irland, bzw. die jeweils in den Vertragsunterlagen benannte GoTo-Gesellschaft.

Bei Anmeldung und Teilnahme an einem Webinar verarbeiten wir insbesondere Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Anmeldedaten, Teilnahmedaten, technische Verbindungsdaten, Fragen oder Chatbeiträge sowie ggf. Angaben aus Feedbackformularen. Die Daten werden verwendet, um Ihre Anmeldung zu verwalten, Teilnahme-Links und Erinnerungen zu versenden, das Webinar durchzuführen, Teilnahme zu dokumentieren und Ihre Fragen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Webinar Bestandteil einer vertraglichen oder vorvertraglichen Kommunikation ist. Für freiwillige Marketing-Webinare, Erinnerungen, Nachfasskommunikation oder Auswertungen kann Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein. Soweit GoTo Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzt, gelten § 25 Abs. 1 oder Abs. 2 TDDDG nach Maßgabe der jeweiligen technischen Erforderlichkeit und Einwilligung.

Mit GoTo besteht, soweit GoTo als Auftragsverarbeiter tätig wird, ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Drittlandübermittlungen erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien oder eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses.

ERP-, Vertrags- und Abrechnungsprozesse mit Oracle NetSuite

Wir nutzen Oracle NetSuite bzw. Oracle-Dienste zur Abbildung von ERP-, Vertriebs-, Vertrags-, Rechnungs-, Buchhaltungs- und Verwaltungsprozessen. Anbieter ist Oracle Corporation, 2300 Oracle Way, Austin, TX 78741, USA, bzw. die jeweils vertraglich eingebundene Oracle-Gesellschaft.

Dabei können insbesondere Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Unternehmensdaten, Vertragsdaten, Angebotsdaten, Bestelldaten, Leistungsdaten, Rechnungsdaten, Zahlungsdaten, steuerlich relevante Angaben und Kommunikationsdaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Durchführung und Verwaltung von Kunden- und Lieferantenbeziehungen, der Angebotserstellung, Vertragsabwicklung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Compliance und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragsdurchführung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs-, Buchhaltungs- und steuerliche Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für effiziente Unternehmensverwaltung, Reporting, Forderungsmanagement und konzerninterne Administration.

Mit Oracle besteht, soweit Oracle als Auftragsverarbeiter tätig wird, ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Datenstandorte und Drittlandübermittlungen sind anhand der konkret gebuchten Oracle-/NetSuite-Instanz zu prüfen. Eine etwaige Übermittlung in Drittländer erfolgt nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework, soweit einschlägig, und/oder EU-Standardvertragsklauseln.

ERP-, Vertrags- und Abrechnungsprozesse mit APL

Wir nutzen das APL-System der Koch APL-Systems GmbH, Gewerbestr. 4, 86420 Diedorf, zur Erfassung und Bearbeitung von Aufträgen sowie zur Unterstützung von Vertrags-, Leistungs-, Rechnungs- und Abrechnungsprozessen. Dabei können insbesondere Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Unternehmensdaten, Auftrags-, Vertrags-, Leistungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie hiermit zusammenhängende Kommunikations- und Bearbeitungsinformationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Auftragserfassung, Vertragsdurchführung, Leistungserbringung, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung, internen Geschäftsorganisation sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Auftragsbearbeitung, Abrechnung, Dokumentation und internen Geschäftsorganisation.

Mit Koch APL-Systems besteht, soweit Koch APL-Systems personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Google Tag Manager

Wir können den Google Tag Manager einsetzen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Google Tag Manager dient dazu, Website-Tags zentral zu verwalten und auszulösen. Der Google Tag Manager selbst erstellt nach Angaben von Google keine Nutzerprofile und setzt grundsätzlich keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Er kann jedoch andere Tags auslösen, die ihrerseits personenbezogene Daten verarbeiten oder Cookies bzw. vergleichbare Technologien einsetzen.

Wir konfigurieren den Google Tag Manager so, dass einwilligungspflichtige Tags grundsätzlich erst nach entsprechender Einwilligung über unser Consent-Management-System ausgelöst werden. Rechtsgrundlage für den Einsatz zur technischen Tag-Verwaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, effizienten und einwilligungskonformen Verwaltung von Website-Tags. Soweit durch ausgelöste Tags eine Einwilligung erforderlich ist, gelten § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Google Analytics 4

Wir können Google Analytics 4 einsetzen, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics 4 ermöglicht uns die Analyse der Nutzung unserer Website, um Reichweite, Funktionen, Inhalte und Nutzerführung zu verbessern.

Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, Ereignisse, Scroll- und Klickverhalten, ungefähre Standortdaten, technische Geräte- und Browserinformationen, gekürzte IP-Adresse, Cookie-IDs oder vergleichbare Kennungen und Interaktionen mit der Website verarbeitet werden. Google Analytics 4 verwendet IP-Anonymisierung bzw. speichert IP-Adressen nach Angaben von Google nicht dauerhaft in den Auswertungsdaten. Die Auswertungen werden uns grundsätzlich aggregiert bereitgestellt.

Google Analytics 4 wird nur nach Ihrer Einwilligung eingesetzt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG für Speicherung und Zugriff auf Ihrem Endgerät sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die anschließende Datenverarbeitung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen.

Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Drittlandübermittlungen, insbesondere an Google LLC in die USA, erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und/oder EU-Standardvertragsklauseln.

Google Ads Conversion Tracking

Wir können Google Ads Conversion Tracking einsetzen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Google Ads Conversion Tracking können wir erkennen, ob Nutzer nach einem Klick auf eine Google-Anzeige eine bestimmte Aktion auf unserer Website ausgeführt haben, etwa eine Kontaktaufnahme, einen Download oder eine Anfrage.

Hierbei können insbesondere Cookie-IDs, Klick-IDs, Anzeigeninteraktionen, aufgerufene Seiten, Zeitstempel, technische Geräte- und Browserdaten und Conversion-Ereignisse verarbeitet werden. Wir erhalten grundsätzlich keine Informationen, mit denen wir einzelne Nutzer unmittelbar identifizieren können.

Der Einsatz erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen. Drittlandübermittlungen erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

Microsoft Advertising / Bing Ads

Wir können Microsoft Advertising, insbesondere Universal Event Tracking (UET), einsetzen. Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Mit Microsoft Advertising können wir messen, ob Nutzer nach einem Klick auf eine Microsoft-/Bing-Anzeige eine bestimmte Zielseite erreichen oder eine bestimmte Aktion ausführen.

Hierbei können insbesondere Cookie-IDs, Microsoft Click ID, Anzeigeninteraktionen, Seitenaufrufe, Conversion-Ereignisse, IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen und Zeitstempel verarbeitet werden.

Der Einsatz erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Drittlandübermittlungen, insbesondere an Microsoft Corporation in die USA, erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und/oder EU-Standardvertragsklauseln.

Microsoft Clarity

Wir können Microsoft Clarity einsetzen. Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft Clarity dient der Analyse der Nutzung unserer Website, insbesondere zur Verbesserung von Bedienbarkeit, Fehlererkennung und Nutzerführung.

Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, Klicks, Scrollverhalten, Mausbewegungen, Sitzungsinformationen, technische Geräte- und Browserdaten, IP-Adresse in gekürzter oder anderweitig geschützter Form, Leistungs- und Diagnosedaten sowie pseudonyme Kennungen verarbeitet werden. Inhalte von Formularfeldern sollen nicht erfasst werden oder sind entsprechend zu maskieren; dies ist technisch vor Veröffentlichung zu verifizieren.

LinkedIn Insight Tag

Wir können das LinkedIn Insight Tag einsetzen. Anbieter ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Das LinkedIn Insight Tag ermöglicht Conversion-Messung, Kampagnenauswertung, Retargeting und die Erstellung aggregierter Statistiken über Besucher, die über LinkedIn oder in Verbindung mit LinkedIn-Kampagnen mit unserer Website interagieren.

Hierbei können insbesondere IP-Adresse, URL, Referrer-URL, Geräte- und Browserdaten, Zeitstempel, LinkedIn Cookie-ID und Interaktionen mit der Website verarbeitet werden. Wenn Sie bei LinkedIn angemeldet sind, kann LinkedIn den Besuch ggf. Ihrem LinkedIn-Konto zuordnen.

Der Einsatz erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen. Weitere Widerspruchs- und Einstellungsmöglichkeiten bestehen innerhalb Ihres LinkedIn-Kontos sowie über die von LinkedIn bereitgestellten Opt-out-Möglichkeiten.

Soweit LinkedIn eigenständig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet, ist LinkedIn eigener Verantwortlicher. Drittlandübermittlungen erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

Meta Pixel und Custom Audiences

Wir können das Meta Pixel und damit verbundene Custom-Audience- oder Conversion-Funktionen einsetzen. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Das Meta Pixel ermöglicht uns, die Wirksamkeit von Werbeanzeigen auf Plattformen von Meta, insbesondere Facebook und Instagram, zu messen und Nutzern interessenbezogene Werbung anzuzeigen.

Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten, Zeitstempel, Referrer-URL, Conversion-Ereignisse, Cookie-IDs und Informationen zu Interaktionen mit unserer Website verarbeitet werden. Wenn Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet sind oder Meta Sie anderweitig identifizieren kann, kann Meta die Daten Ihrem Konto zuordnen.

Der Einsatz erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen. Zusätzlich können Sie Einstellungen in Ihrem Facebook- oder Instagram-Konto sowie über branchenübliche Opt-out-Angebote nutzen.

Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit dem Meta Pixel kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO zwischen uns und Meta Platforms Ireland Limited bestehen. Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit stellt Meta unter https://www.facebook.com/legal/controller_addendum bereit. Meta übernimmt danach insbesondere bestimmte Pflichten zur Erfüllung von Betroffenenrechten hinsichtlich der bei Meta gespeicherten Daten. Sie können Ihre Rechte jedoch auch uns gegenüber geltend machen.

Drittlandübermittlungen, insbesondere an Meta Platforms, Inc. in die USA, erfolgen nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger zertifiziert ist, und/oder EU-Standardvertragsklauseln.

Dealfront

Wir können Dealfront einsetzen, um im B2B-Kontext zu erkennen, welche Unternehmen unsere Website besuchen, und um unsere Inhalte, Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu verbessern. Anbieter ist Dealfront Finland Oy als Teil der Dealfront Group GmbH. Dealfront verarbeitet hierzu insbesondere IP-Adressen und Sitzungsdaten und gleicht diese mit Datenbanken bekannter Unternehmensnetze ab, um nach Möglichkeit Unternehmen, Branche oder Unternehmensdaten zu identifizieren. Eine Identifizierung einzelner natürlicher Personen ist nicht Ziel der Verarbeitung.

Je nach technischer Konfiguration können IP-Adresse, gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Besuchs, besuchte Seiten, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie abgeleitete Unternehmensinformationen verarbeitet werden. Wir konfigurieren Dealfront, soweit möglich, datenschutzfreundlich, insbesondere durch IP-Kürzung oder vergleichbare Maßnahmen.

Soweit Dealfront Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzt oder Informationen aus Ihrem Endgerät ausliest, erfolgt dies nur nach Ihrer Einwilligung. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit im Anschluss ausschließlich B2B-Unternehmensinformationen ohne Personenbezug oder mit nur geringem Personenbezug verarbeitet werden, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein; unser berechtigtes Interesse liegt in der Optimierung unserer B2B-Angebote, Vertriebssteuerung und Marketingauswertung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen widerrufen.

Zufriedenheitsumfragen mit LamaPoll

Wir können für Online-Umfragen, Zufriedenheitsbefragungen oder Feedbackformulare LamaPoll einsetzen. Anbieter ist Lamano GmbH & Co. KG, Frankfurter Allee 69, 10247 Berlin. Die Datenverarbeitung erfolgt nach Anbieterangaben in Rechenzentren in Deutschland. Mit LamaPoll besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Wenn Sie an einer Umfrage teilnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Antworten sowie technische Metadaten, soweit diese für Durchführung, Sicherheit und Auswertung der Umfrage erforderlich sind. Je nach Ausgestaltung kann die Umfrage anonym, pseudonym oder personenbezogen erfolgen; dies wird jeweils im Zusammenhang mit der konkreten Umfrage erläutert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit die Teilnahme auf einer Einwilligung beruht. Soweit wir Umfragen zur Verbesserung unserer Leistungen gegenüber Kunden oder Interessenten durchführen und keine entgegenstehenden Interessen überwiegen, kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Rechtsgrundlage sein. Unser berechtigtes Interesse liegt in Qualitätssicherung, Kundenzufriedenheit und Verbesserung unserer Leistungen. Die Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den jeweiligen Umfragezweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Social-Media-Links und externe Inhalte

Unsere Website kann Links zu Profilen oder Inhalten in sozialen Netzwerken oder auf Drittseiten enthalten. Reine Links führen grundsätzlich nicht dazu, dass bereits beim Aufruf unserer Website Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Erst wenn Sie den Link anklicken oder eingebettete externe Inhalte aktivieren, verlassen Sie unser Online-Angebot bzw. wird eine Verbindung zum jeweiligen Drittanbieter hergestellt.

Soweit auf unserer Website Social-Media-Plugins, eingebettete Beiträge, Videos, Karten oder sonstige externe Inhalte eingesetzt werden, laden wir diese grundsätzlich erst nach Ihrer Einwilligung oder nach Ihrer aktiven Auswahl, sofern sie nicht technisch erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für die Verarbeitung durch den Drittanbieter nach Aktivierung gelten dessen Datenschutzinformationen.

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Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für FP Docs ist nach derzeitigem Sitz insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig:

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Stand: 01.07.2026